Le presentazioni non sono (solo) le slide

Hai quella presentazione dei risultati del semestre, quel talk che desideravi tanto fare, quel lancio del prodotto a cui stai lavorando da anni. Lo sai da mesi ma continui a procrastinare. Solo l’idea ti fa stare male.

Noi Queen possiamo farti una diagnosi immediata. 

Siamo di fronte a un chiaro caso di DSPP (Disturbo da Stress Pre-Presentazionale) la forma di ansia che colpisce quando sai che dovrai fare una presentazione… ma non sai da dove iniziare. E allora inizi dall’ansia. Poi, subito dopo, passi a realizzare le slide. 

I sintomi più comuni del DSPP — Disturbo da Stress Pre-Presentazionale — sono:

• Paralisi da PowerPoint
• Apertura compulsiva di template inutili
• Uso dell’AI come placebo (“fammi 10 slide sul mercato globale”)
• Inserimento di grafici che nessuno capisce
• Una prima slide dal titolo: Agenda
• Un’ultima slide dal titolo: Grazie!

Se ti riconosci in almeno 3 di questi sintomi, la diagnosi è confermata: soffri di DSPP — Disturbo da Stress Pre-Presentazionale. Sapevatelo.

La buona notizia è che sì, c’è una cura. La cattiva notizia è che no, la cura non è fare slide “più belle”.
Le slide sono l’ultima cosa che dovrebbe entrare in una presentazione. Una presentazione efficace nasce molto prima: dal messaggio, dalla struttura, dal pubblico, dal contesto.

È il risultato di un metodo: fare le slide è solo uno dei passaggi di un processo che serve a disegnare un percorso. Parti dall’esplorazione e arrivi alla produzione con più consapevolezza e senza perdere tempo.
E senza ansia, perché sai esattamente cosa stai facendo.

Cos’è una presentazione, davvero?

Le slide sono le ancelle di una presentazione, come la scenografia di uno spettacolo: se togli la scenografia lo spettacolo regge, se togli gli attori no.
Sono l’arredamento di una casa, non la sua architettura; sono l’impiattamento, l’arrangiamento di una canzone. Danno un qualcosa in più che rende la tua presentazione più coinvolgente.

Il metodo Slide Queen per progettare le presentazioni prevede 4 fasi: ideazione, progettazione, realizzazione, revisione.
Dove entrano le slide? Nella terza fase. Prima progetti la casa, poi la arredi. Prima selezioni gli ingredienti migliori, realizzi la tua ricetta e poi la impiatti. Prima pensi al messaggio, poi costruisci il supporto visivo.

Quindi che cos’è una presentazione?

Una presentazione è un processo di comunicazione progettato per generare una trasformazione nel pubblico.

Un percorso che accompagna le persone da uno stato iniziale a uno stato diverso: più chiaro, più consapevole, più convinto.

E quando una presentazione diventa efficace?
Quando quella trasformazione è progettata con metodo.

Senza trasformazione non c’è presentazione.
C’è solo una persona che parla, e un gruppo di persone che aspetta la fine.

L’efficacia di una presentazione non dipende solo da quanto sono belle le slide (anche se aiuta). Dipende dalla relazione che riesci a costruire con il tuo pubblico e dall’equilibrio tra gli elementi che compongono l’esperienza della presentazione.

Perché continuiamo a confondere le presentazioni con le slide

Perché le slide sono la parte più visibile di una presentazione (ed è facile dare loro la colpa!).
Sono l’unica cosa che resta alla fine, il file che mandi, il pdf che condividi. Il documento che qualcuno salva sul desktop con il nome definitivo con cui l’hai inviata: presentazione_finale_v7_definitiva.pptx.
È qui che poi entra la paura di essere giudicati… a lungo! Perché scripta manent, sulla tua reputationem.

Ma la presentazione non è quel file. La presentazione è quello che succede mentre quel file viene usato, sia in diretta che successivamente.

Eppure, quando dobbiamo prepararne una, la prima cosa che facciamo è aprire PowerPoint.

Perché?

Perché dà l’illusione di stare già lavorando.
Metti un titolo. Aggiungi una bullet. Copi un grafico pari pari dagli analytics.
Inserisci un template.

E senza accorgertene sei già lì che sforni slide random… prima ancora di aver capito:

• Cosa vuoi ottenere
• Cosa deve succedere nel pubblico
• Quale trasformazione vuoi generare.

Il problema è che le slide sono un output, non il punto di partenza.
Sono uno degli strumenti della presentazione. Non la presentazione.

Una presentazione efficace è un sistema

Una presentazione efficace nasce da un sistema, cioè un insieme di elementi interdipenti, che lavorano insieme.

La prima delle 4 fasi del metodo Slide Queen è l’ideazione, quel momento creativo in cui pensi in modo strategico a questi 5 elementi:

• A chi parli: il pubblico, cioè le persone a cui ti rivolgi
• Chi parla: lo/la speaker, che dà voce e presenza al messaggio
• Come parli: la struttura narrativa, che guida il percorso della trasformazione
• Dove parli: Il contesto, cioè la situazione in cui la presentazione avviene
• Con che strumento: il supporto visivo, che rende il messaggio più chiaro e memorabile.

Questi cinque elementi creano l’ecosistema in cui verrà messa in scena la tua presentazione.

Il vero obiettivo di una presentazione: la trasformazione

L’obiettivo di ogni presentazione è generare una trasformazione.

Una trasformazione non è solo un “prima/dopo”. È anche una riduzione dell’incertezza, un aumento di chiarezza, uno spostamento di energia, lo scioglimento di un dubbio. E soprattutto: la costruzione di fiducia.

Ti sento, sai? Stai pensando: “Ma in che senso trasformazione? Noi dobbiamo vendere/convincere/far capire!”

Esatto.

Che cos’è una decisione? È una trasformazione di posizione. E la comprensione, che cos’è? È una trasformazione cognitiva, mentre l’apprendimento è una trasformazione di competenza.
Così come una vendita è una trasformazione di stato: da persona interessata a cliente.

“No, ma io devo solo aggiornare e allineare la squadra di lavoro…”. Perfetto, questa è una trasformazione: di prospettiva.

“Ho solo dati e informazioni da comunicare”. E cosa sono i dati, se non tracce tangibili di una trasformazione? Il problema è che comunicati così, a mucchi, sono solo rumore. Non per niente si parla di data storytelling: racconti la storia di trasformazione dietro ai quei numeri. E all’improvviso diventano comprensibili, affascinanti, concreti, coinvolgenti.

Le ricerche dimostrano che, dopo una presentazione, il 5% delle persone ricorda i dati, il 63% ricorda le storie.

Elena Bobbola
in Data Storytelling: raccontare storie con i numeri

La struttura: progettare il percorso della trasformazione

La struttura è ciò che trasforma un contenuto in una presentazione, è ciò che rende possibile, e visibile, la trasformazione.

La struttura è come uno scheletro, a cui aggrappi i muscoli del tuo discorso, i contenuti.

La struttura è un itinerario: ti aiuta a organizzare i pensieri e guida il tuo pubblico attraverso il tuo argomento. Una buona struttura è invisibile al pubblico ma fa la differenza fra un discorso dimenticabile e uno memorabile

Marie Louise Denti
in La struttura delle presentazioni: un modello per ogni obiettivo.

Quando progetti la struttura di una presentazione efficace, come prima cosa individua qual è il tuo obiettivo principale: comunicare, persuadere, ispirare?

Non c’è un solo modo per dare una struttura alla tua presentazione. Ma ci sono 3 modelli che sono un’ottima base per progettare presentazioni in base all’obiettivo.

Comunicare: la struttura “Cosa – e allora – e adesso?”

Perfetta per i team interni, ha questa struttura:

• Cosa? Qual è la situazione che stiamo affrontando
• E allora? Perché è importante
• E adesso? Cosa dobbiamo fare.

Questa struttura aiuta ad arrivare dritti al punto: selezioni ciò che conta e accompagni il pubblico verso la trasformazione.

Persuadere: la struttura “problema-soluzione-beneficio”

È il modello perfetto per persuadere colleghə e stakeholder

• Problema: evochi quello che non va
• Soluzione: proponi la via da seguire
• Beneficio: mostri i vantaggi della trasformazione, evocandola già come se fosse reale (“I have a dream”).

Ispirare: la struttura “la mia storia-la nostra storia-il futuro”

È la struttura narrativa che parte da un tuo aneddoto per raccontare una storia in cui ciascuna persona del pubblico si può immedesimare. Per mostrare come questa nostra storia comune ci potrà portare verso un futuro migliore.
Come capisco se è una storia giusta? La storia giusta, naturalmente, è una storia di trasformazione.

Senza struttura hai informazioni. Con una struttura hai un percorso, una direzione.

Storytelling: raccontare la trasformazione

La terza struttura è quella che più assomiglia alla narrazione di una storia per come siamo abituati a sentirla e pensarla.

Racconta una storia, il nostro cervello le ama e le ricorda: usale.

Elena Bobbola e Marie Louise Denti
in Metodo Slide Queen: presentazioni e slide efficaci senza soffrire

E sai perché? Ti sei mai chiestə cos’è che rende storia una storia?
Una caverna, un anello, un mago, una principessa?

Un protagonista, un antagonista, un viaggio, un oggetto magico, un aiutante, o tutte queste cose insieme?

In realtà perché ci sia una storia, l’elemento minimo, l’unico elemento indispensabile è… la trasformazione. Esatto. Quindi ogni presentazione efficace, qualsiasi struttura abbia alla base, usa lo storytelling.

Se poi vuoi aumentare il coinvolgimento del tuo pubblico, sfodera il cattivo.

L’antagonista, infatti, ci permette di empatizzare con il protagonista. Di capire la potenza dell’oggetto magico (aka il tuo servizio, prodotto, soluzione).

Di avere dei momenti motivati di svolta (la trasformazione!) nella nostra trama.

Se non sai cosa sconfiggere o cosa cambiare avrai sempre delle storie meh.

Nel video qui sotto trovi tre consigli – non richiesti, da sempre i migliori – per iniziare a pensare al tuo antagonista.

E chi è il protagonista della storia? No, non sei tu

Sai qual è l’errore più comune di chi vuole fare storytelling aziendale? Pensarsi come il protagonista della storia che racconta per coinvolgere (convincere, ispirare, ecc) il suo pubblico.
Eh, no, darling.
Il risultato sarà solo un’autobiografia di cui, a meno che tu non sia Agassi o Michelle Obama, non interessa a nessunə.

Il protagonista della tua storia è il tuo pubblico. È lì per sentire parlare di sé, non di te.

E qui arriva la parte difficile: per farne il protagonista, devi conoscerlo davvero. Ma siccome noi Slide Queen siamo generose, ti abbiamo anche preparato un comodo template da scaricare e compilare.

Una presentazione che interessa veramente al pubblico è focalizzata su di lui: le informazioni che darai lo aiuteranno a risolvere il suo problema.
Ma tieni presente una cosa importante: tu non sei il tuo pubblico.

Marie Louise Denti
in Abbatti la quarta parete: talk che coinvolgono il pubblico

Non esiste una presentazione standard che possa andare bene per tutti i tipi di pubblico. Ogni presentazione va modulata per chi hai davanti quel giorno.

Ecco perché il pubblico è uno dei pilastri della presentazione efficace.
Se non consideri o non lo conosci a fondo, la tua presentazione ha già perso.

La presentazione senza pubblico è solo slide senza relazione.

Il ruolo dellə speaker: dare voce e corpo alla trasformazione

Quando presenti, il focus della tua platea non devono essere le slide (la scenografia, ricordi?). Devi essere tu.

Quando presenti, ricordati di portare te stessə in tutta la tua interezza: con le tue insicurezze, le tue paure, la tua emozione.

Ed è proprio questo che molto spesso fa venire l’ansia, il DSPP — Disturbo da Stress Pre-Presentazionale. Soprattutto se sei una donna e quindi hai paura di essere giudicata per la tua voce, per il tuo vestito, per il tuo corpo, più che per le cose importanti che hai da dire. (Su questo argomento trovi tante cose interessanti nel bel dialogo sulla retorica che abbiamo avuto con Flavia Trupia).

Innanzitutto ricorda: chi è protagonista della storia? Non sei tu, come abbiamo visto nel paragrafo sopra.

Quando parli, non devi pensare a te stessə, ma a chi ti ascolta. Concentrati sulla comunicazione con il tuo pubblico, non sul giudizio.

Sposta l’attenzione dal giudizio alla relazione.

Qual è il tuo ruolo? Tu sei il narratore, la narratrice.
Il tuo corpo è il tramite della tua storia. Quindi postura disinvolta e voce sicura. Ti trema la voce? Flavia Trupia suggerisce di portarsi la bottiglia d’acqua come strumento di scena. Ti permette di schiarire la voce, ma anche di fermarti, pensare, rallentare il ritmo quando ti accorgi che stai correndo troppo.

Flavia ci ricorda anche che nel canone della retorica c’è una parte, che si chiama actio, dedicata proprio al gesto e alla voce. E soprattutto ci svela una grande e dolorosa verità: non puoi avere un linguaggio del corpo credibile se il discorso è scritto male, se non si hanno delle argomentazioni.

Se ti muovi male con il corpo, nel 90% dei casi il tuo discorso è scritto male.

Flavia Trupia
in Prendi la parola: la retorica come strumento di parità.

Quindi, per lavorare bene su questo aspetto della presentazione, oltre a un corso di teatro, ti consigliamo di:

1. Progettare e strutturare bene le tue presentazioni
2. Provare
3. Provare
4. Provare

Contesto, ovvero: ma le slide servono davvero sempre?

Il contesto cambia tutto. È uno dei pilastri della presentazione (e della comunicazione!) efficace: come pensi di costruire una relazione se non sai a chi stai parlando e in che situazione ti trovi?

Il contesto è l’ambiente in cui va in scena la presentazione.

Prima di progettare la tua presentazione, raccogli queste informazioni

• La presentazione sarà online, offline o ibrida?
• Con che tecnologia presenterai? Avrai le note del relatore?
• Quanto è grande lo schermo?
• Che attrezzatura avrai a disposizione (per esempio microfono a gelato o ad archetto)?
• La presentazione sarà solo la scenografia o dovrai anche inviarla dopo?

Ogni risposta cambia il progetto.
A ogni contesto corrisponde una presentazione diversa.

Per esempio: sei in presenza, in piedi, con un microfono a gelato e il giraslide.
Non hai le note del relatore, devi gestire lo spazio — senza sembrare un baccalà ma nemmeno il ballerino di Rasputin — e non hai mani libere.
Le persone sono sedute lontane e lo schermo è poco più grande di un iPad.
Secondo te vanno bene slide con più di 4 parole in corpo 16?

Posso fare una presentazione senza slide?

Ebbene, sì! Le slide non sono sempre necessarie: servono solo se il contesto e l’obiettivo lo richiedono.

Le slide sono l’itinerario visivo della narrazione, non il contenuto. Se l’obiettivo principale è la sola trasmissione di dati, ci sono alternative più efficaci. E più rispettose del tempo di chi ascolta.

Tutte le volte che affrontiamo una presentazione dobbiamo chiederci: è il giusto mezzo per comunicare la nostra idea? Perché se il mio scopo è quello di comunicare delle informazioni forse posso evitare di progettare un deck di slide e inviare – per esempio – una mail.

in Metodo Slide Queen: presentazioni e slide efficaci senza soffrire

Le slide non sono obbligatorie.
Servono quando aiutano il pubblico a capire, seguire e ricordare.
Non servono quando duplicano il parlato, distraggono o provano a fare da sole il lavoro dello speaker. Quando riempiono spazio o chiedono al pubblico di leggere invece di ascoltare, non aiutano la presentazione: la appesantiscono.

Non ti servono “delle slide” a prescindere.
Ti serve il supporto giusto per quella storia, per quello speaker, per quel pubblico. A volte saranno dieci slide. A volte due. A volte uno schema disegnato al momento. A volte niente.

Il criterio non è lo stile: è l’efficacia.

La risposta non è dentro di te (e sbagliata, come direbbe Quelo), è nel tuo pubblico. Quando progetti le slide per compiacere te stesso, riempi. Quando le progetti per chi ascolta, inizi a togliere.

Il ruolo delle slide

Forse non l’abbiamo detto ancora abbastanza: le slide non sono il centro, sono scenografia, strumento visivo che supporta chi ascolta.

Le slide non ti sostituiscono nel ruolo di speaker, il loro scopo non è ricordarti cosa devi dire dopo (devi provare!!!) ma creare un itinerario visivo per chi ti ascolta. Devono aiutare il pubblico a orientarsi, a seguire il percorso, a ricordare i passaggi chiave. Non devono fare il lavoro al posto tuo.

Se funzionano, lavorano insieme a te, se non funzionano, lavorano contro di te.

Se però a questo punto sei ancora lì che dici “ok, io progetto da Divinità, ma proprio non so fare le slide, scenografia o meno”. Beh allora ti ricordo di tornare ai nostri 10 comandamenti, dello Slide Design per presentazioni efficaci.

L’AI può fare presentazioni efficaci?

Sì e no. Ricorda sempre le parole del Grande Saggio (non ce ne vorrà se sostituiamo la parola “computer” dell’originale con “AI”, il concetto alla base è lo stesso).

“[L’AI] non è una macchina intelligente che aiuta le persone stupide, anzi, è una macchina stupida che funziona solo nelle mani delle persone intelligenti”

Umberto Eco, dalla prefazione al libro “Come scrivere una tesi di laurea di laurea con il personal computer” di Claudio Pozzoli

L’AI può generare le slide, ma non può progettare la trasformazione.
L’AI può accelerare la produzione, ma non può assumersi la responsabilità dell’effetto. A meno che l’AI non conosca (e quindi tu, persona intelligente, hai inserito nel prompt) il contesto reale, le dinamiche relazionali, le tensioni della stanza.

Di fatto il vero lavoro delle presentazioni è nelle prime due fasi, ideazione e progettazione. E quelle è meglio se rimangono in carico a te, è proprio lì che serve la tua Intelligenza Naturale. L’AI può farti da assistente.

Le migliori presentazioni sono conversazioni, e le conversazioni si nutrono di relazione. E solo tu sei in grado di costruire una relazione con il tuo pubblico. Perché sei TU con QUEL pubblico in QUEL momento.

Ma quindi, nella pratica, una AI come può aiutarmi nella realizzazione della mia prossima presentazione?

L’AI può avere un ruolo in ognuno dei 4 passi del metodo Slide Queen. Ne parliamo in modo approfondito qui: AI e presentazioni: come usare l’intelligenza artificiale in modo strategico e creativo.

Come designer continueremo a guidare il processo creativo. Ci impegneremo a non farci governare dagli strumenti e a non dimenticare la loro fallibilità.
Sogno di trovare nuovi modi per rendere le presentazioni straordinarie e per evitare l’omologazione delle presentazioni generate solo con le AI. Immagino un mondo in cui diventiamo sempre più empaticɜ e bravɜ per distinguerci perché “la presentazione media stile compitino” la realizzerà già un’AI: dovremo creativamente lavorare di più.

Elena Bobbola
in AI e presentazioni: come usare l’intelligenza artificiale in modo strategico e creativo

[Bonus track] Video: Le presentazioni non sono (solo) le slide

Questa è la registrazione del webinar di mercoledì 25 settembre 2024, in cui noi Slide Queen, aka Elena Bobbola e Marie Louise Denti, abbiamo parlato di slide, di tecniche per tener viva l’attenzione e di stare nel flow con un ospite skillatissimo.

Giovanni Mattiazzo è un consulente comunicativo specializzato in public speaking: si occupa di strategie di cura dell’attenzione e del pubblico mette in relazione la voce e le parole per creare dei dialoghi coinvolgenti.

Guarda il video per scoprire quando ti servono i ballerini e quando invece puoi parlare senza slide.

Ti serve una mano (quattro, nel nostro caso) per impostare le tue slide una volta per tutte?