10 consigli di Slide Design
per presentazioni efficaci – seconda parte

Riepilogo della puntata precedente: abbiamo scelto l’abito per il nostro monaco. Ovvero abbiamo stabilito per chi è la nostra presentazione, in che contesto avverrà e con che obiettivi. Quindi ora sappiamo che tipo di presentazione sarà. Abbiamo progettato su carta, semplificato i concetti per ogni slide, creato il nostro design e impostato le griglie.

Se ti serve un ripasso, da questo indice vai direttamente alle sezioni che ti interessano del post precedente.

1. L’abito fa il monaco: come scelgo il vestito giusto?
2. Progetta su carta: scrivi, semplifica, organizza.
3. Una slide, un concetto. Un concetto, una slide.
4. Butta via il template: crea il tuo design.
5. Ama le griglie, corteggia gli spazi vuoti.

Bene, ora è il momento di procedere verso la nostra presentazione efficace. Ecco l’indice degli ultimi 5 consigli.

Indice

6. Un’immagine cattura l’attenzione più di 1000 parole.
7. Fai parlare i numeri, scegli bene le icone.
8. Evita di scrivere nelle slide (che sorpresa, eh?).
9. Controlla gli allineamenti: una check list.
10. Ripeti a voce alta, e fallo sorridendo.

Bene, cominciamo!

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6. Un’immagine cattura l’attenzione più di 1000 parole

Lo sai che il cervello umano ricorda le immagini molto più delle parole? 
La radice di questo fenomeno è nell’evoluzione dell’uomo. L’uomo preistorico non scriveva nel modo in cui siamo abituati noi: le caverne degli uomini primitivi sono infatti ricche di graffiti raffiguranti animali ma anche scene complesse di caccia e di vita quotidiana.
È indubbio che le immagini abbiano quindi un potere magico intrinseco perché le capiamo prima e meglio di qualsiasi testo scritto. 

Le immagini:

• sono immediate
• catturano l’attenzione del pubblico
• permettono di entrare in sintonia e creare empatia con la persona con cui ti stai confrontando
• sottolineano e spesso semplificano i concetti di cui stai parlando.
  

Non dimenticare mai a chi stai parlando quando scegli le immagini per la tua presentazione: culture e popolazioni diverse danno alle immagini e ai colori significati diversi. Per esempio il bianco, colore simbolo di purezza per antonomasia nella cultura occidentale, in parte del mondo orientale è accostato al lutto.

Ma esiste uno stile fotografico universale che renderà efficaci tutte le tue presentazioni, da qui al futuro?
Noi diciamo di no. Le tue e le nostre presentazioni vanno costantemente aggiornate.
Il mondo attorno a noi cambia, cambia il modo in cui ci interfacciamo con la realtà, cambiano i device che popolano il nostro immaginario collettivo, cambiano le immagini che ci fanno sentire a casa e che permettono di instaurare proprio quell’empatia di cui parliamo sempre.
Fino a una decina di anni fa ci aspettavamo fotografie realizzate in studio da un fotografo, le cosiddette “immagini professionali su sfondo bianco o neutro”,  mentre ora, con l’avvento dei social network dove tutto è a portata di smartphone, entriamo maggiormente in sintonia con immagini dal sapore più vero e umano, “che potresti aver scattato tu con il cellulare”.

Poi sappi che:

• Ci sono banche immagini che vendono fotografie royalty-free per tutte le tasche.
• Alcuni siti regalano alcune immagini previa iscrizione alla loro newsletter.
• Filtrando (a mano o con questo tool) i risultati di ricerca di Google Immagini o di Flickr puoi trovare foto senza copyright, oppure libere dai diritti per uso commerciale.

7. Fai parlare i numeri, scegli bene le icone.

Hai mai riflettuto su come i numeri e i dati parlino più delle parole, e su come possano essere usati per raccontare delle storie?
Ecco l’essenza del nostro settimo consiglio: i numeri possono raccontare storie.
E parlare anche bene: è possibile raccontare numeri noiosi attraverso rappresentazioni grafiche interessanti, sintetiche, facili da ricordare e da condividere. Guarda, per esempio, come possono essere rappresentati i numeri dei Millennials o come quest’azienda riesce a rendere “parlanti” i numeri del proprio trasporto aereo.

Lo sappiamo: non è semplice realizzare una rappresentazione efficace usando i numeri.
Sicuramente all’inizio avrai paura di dimenticare qualche dato e qualche grafico: semplificare è difficile.
Per questo ti consiglio di iniziare quanto prima a confrontarti con questo tipo di rappresentazione dei concetti delle tue slide, applicando la solita regola delle 3P. Te la ricordi? “Provare provare provare”.
Inizia a dare priorità alle informazioni più importanti nelle singole slide, a giocare con le diverse dimensioni dei caratteri tipografici per dare rilievo al dato che vuoi che venga letto e ricordato per primo, a sostituire le tabelle di 2 righe e 2 colonne (che in fondo non sono delle vere tabelle) con una rappresentazione numerica differente.

Il caso dell’acqua potabile, usato come esempio qui sopra, non è l’unico modo per rappresentare visivamente in modo efficace questo concetto. Non esiste una regola per individuare quali slide sia meglio in assoluto rappresentare facendo parlare i numeri e quali siano quelle per le quali sia meglio puntare sulle immagini. La scelta come sempre sarà dettata dal ritmo che vorrai dare alla tua narrazione, dagli accenti, dalle pause, da quali slide-concetti vorrai che rimangano più memorabili di altre, da qual è il tuo obiettivo comunicativo ultimo. 

Ci sono infiniti modi per rappresentare lo stesso concetto, Elena ne parla qui: Raccontare storie con i numeri si può? 

Scegli bene le icone

Insieme ai numeri, fai parlare le icone.

Le icone possono rafforzare i tuoi concetti e aiutare a fissarli: resisti però alla tentazione di inserire icone ovunque.
Le icone sono utilissime, ma con un distinguo: la foto rimpicciolita di uno smartphone su uno sfondo rumoroso in una slide può disturbare invece che chiarire il concetto, mentre un’icona che segue i principi del material design può essere decisamente più efficiente.
Non abusare delle icone: rischi che la persona che ti sta ascoltando si soffermi a guardare le 100 icone perdendosi il tuo discorso e le informazioni principali che le icone dovrebbero “accompagnare”. Soprattutto se queste icone sono da decifrare, ovvero non sono “immediate” e necessitano di più tempo per essere sciolte e interpretate rispetto a un’immagine. Quindi scegli solo quelle immediatamente comprensibili.

Le fonti e i tool per icone e infografiche

Puoi progettare il tuo set di icone e realizzarlo con software appositi, oppure puoi dare un occhiata a the noun project.
Interessante vero? 

E se metti insieme numeri, icone e grafici puoi anche realizzare delle infografiche base da inserire nelle tue presentazioni.
Un’infografica è un’informazione proiettata in forma più grafica e visuale che testuale (grazie, Wikipedia).
Un errore frequente è mettere troppi dati e troppi concetti annidati all’interno della stessa infografica: ecco perché consigliamo sempre di rivolgersi a un professionista per la sua realizzazione.

8. Evita di scrivere nelle slide (che sorpresa, eh?)

FAQ: Quanto testo metto nelle slide?

Andiamo dritti al punto:

Evita di scrivere nelle slide.

Lo abbiamo già detto, ma continueremo a ripeterlo: il coinvolgimento delle persone che guardano la presentazione-scenografia dietro di te mentre ascoltano la tua voce passa anche per la RIDOTTA quantità di testo presente nelle slide che proietti.
Detto in breve: meno scrivi nelle slide, più ti ascoltano.

Ricordi il terzo consiglio in cui ti dicevamo “un concetto, una slide“?
L’ottavo consiglio è il corollario del terzo: la gente o ti ascolta o legge le slide alle tue spalle. 
Davanti a slide dense di testo, le persone non ascoltano te che stai parlando perché sono troppo impegnate a leggere, ognuna con il proprio ritmo.
E non è meglio che ti ascoltino?

Sempre a proposito di evitare di scrivere troppo testo nelle slide: già nel terzo consiglio abbiamo parlato di come usare le note per combattere la sindrome dell’e-se-mi-dimentico-di-dire-qualcosa quando proietto slide con un testo ridotto ai minimi termini.
Stavolta invece ti parleremo di come risolvere il problema dell’e-se-mi-chiedono-le-slide? e-se-mi-chiedono-da-dove-ho-preso-i-dati?

In più, dando gli approfondimenti in un formato differente – magari fruibili da un link, scaricabili da una mail o da una newsletter -resterai in contatto con i tuoi interlocutori e li conoscerai meglio.
Pensaci: avrai un indicatore di quanto la tua presentazione sia stata efficace anche dal numero di persone che ti chiederanno slide e approfondimenti e potrai interagire con loro in un secondo momento.
Questa è una delle strade percorribili per rendere la comunicazione molto più human e per gettare le basi per una relazione futura. 

9. Controlla gli allineamenti: una checklist

Cosa cambia rispetto al consiglio numero 5: ama le griglie ?
Abbiamo parlato di griglie in fase di realizzazione, ora che siamo quasi arrivati alla fine di questo percorso è il momento di iniziare la revisione della tua nuova presentazione.

A questo punto del percorso la tua presentazione sarà quasi finita, avrai individuato la tua griglia, il tuo set di colori, i font, scelto delle immagini cromaticamente armoniche e coerenti tra loro, fatto parlare i numeri e limitato le slide che contengono grafici e tabelle. E ora?
Ora chiudi la tua presentazione, fatti una tazza di tè, un aperitivo, un giro all’aria aperta e aspetta fino a domani prima di seguire il prossimo consiglio.
Perché ti stiamo dicendo questo? Perché gli occhi si abituano, così come tutti gli altri sensi.

Se cerchi i disallineamenti all’interno delle tue slide appena le hai finite, probabilmente non li trovi oppure ne noti molti meno di quelli che ci sono.  Finite le slide, dormici su.
Una volta fatto il tuo momento di detox visivo, riprendi la tua presentazione e, prima di tutto, fai scorrere velocemente le slide, una dopo l’altra. “Sfarfallano”? Tremolano come budini impazziti? O tutte le parti sono rimaste allineate nella griglia che avevi progettato?
Ti è successo, eh?

È normalissimo, capita anche a noi che qualche contenuto “scappi” dalla griglia: basta girarsi per rispondere al telefono rilasciando il mouse quel secondo di troppo in ritardo per “portarsi dietro per qualche pixel” anche una foto e un’immagine, rendendola disallineata con il resto della presentazione.
Non esiste un solo modo per controllare gli allineamenti. Noi, per esempio, riapriamo la nostra presentazione, scorriamo n volte tutte le slide solo guardandole, senza leggerle; facciamo alcune verifiche trasversali a tutta la presentazione e altre all’interno della singola slide.
Mentre cerchi il tuo metodo magari ti aiuta una bella checklist (qui ne trovi altre!):

• Come prima cosa verifica che tutti i titoli della presentazione partano dallo stesso punto della slide, sia come altezza che come distanza dal margine sinistro.
• Ora verifica la posizione dei numeri di pagina ed eventuali piè di pagina ricorrenti.
• Stessa cosa per le distanze dai bordi della slide per i loghi. 
• Poi passa alle immagini: controlliamo che siano tutte agganciate alla griglia, che partano dello stesso punto e abbiano la stessa distanza dal margine.
• È il momento di verificare gli allineamenti dei blocchi di testo.
• Anche le scritte che ho messo sopra alle immagini devono essere tutte allineate tra una slide a l’altra.
• Verifica che all’interno della stessa slide non ci siano blocchi di testo “imprecisi” rispetto alle immagini: vedere un blocco di testo che parte per esempio 5 pixel più a destra dell’immagine sottostante trasmette un senso di trascuratezza e sciatteria. 
• Controlla anche che didascalie e testi di secondo livello rispettino quanto sopra.
• Stop. Una piccola pausa. Fai riposare gli occhi e ricomincia una seconda volta per vedere se ti è sfuggito qualcosa.

Qui ne trovi altre:

10. Ripeti a voce alta, e fallo sorridendo

Il decimo consiglio riguarda la fase finale della preparazione della tua presentazione, ed è forse uno dei consigli più semplici che possiamo lasciarti. Eppure è uno degli aspetti più trascurati.

La tua presentazione sei tu, e così come non possiamo scindere forma e contenuto dalle tue slide, non possiamo nemmeno dividere “presentazione-efficace-alla-tue spalle” da “te-che-presenti”.
Ripetere ad alta voce non solo renderà la tua esposizione finale più fluida e più coinvolgente per le persone che saranno lì ad ascoltarti, ma aiuterà anche a creare connessione tra presentazione e presentante, ti aiuterà a fissare i concetti chiave e a capire se sei nei tempi previsti per l’esposizione.
Come mai insistiamo su questo?
Perché il tempo di chi ti ascolta è più importante del tuo. Non sforare la durata che ti è stata data per la tua presentazione: ripetere ad alta voce e prepararti prima ti aiuterà ad aggiustare il tiro.

Come corollario di questo ultimo consiglio, ne deriva quasi naturalmente un altro.
Quanto ti soddisfa la tua presentazione?
Ecco, ripetila, ripetila, ripetila e migliorala finché non ti soddisfa a pieno.
E quando l’avrai davvero terminata, raccontala al tuo pubblico e sorridi alle persone per le quali hai preparato le tue slide efficaci.

Mentre ripeti, allenati anche a sorridere.
Noi ti confessiamo che ora lo stiamo facendo, mentre immaginiamo te che hai finito di leggere questo mini-corso di avvicinamento allo slide design,  il nostro mondo, quello di cui ci occupiamo tutti i giorni quando indossiamo la nostra corona da Slide Queen.

Ti salutiamo con un’ultima riflessione.
Quello di cui abbiamo parlato è solo la punta dell’iceberg di tecniche, accorgimenti e soluzioni che puoi mettere in campo per realizzare una presentazione efficace: che ne dici di approfondire? Puoi scriverci per proporci di lavorare insieme alla tua presentazione.

È arrivato il momento di ricordare COSA POSSIAMO FARE INSIEME.

Vuoi lavorare insieme sulla tua presentazione o sulla tua comunicazione?
Ci sono molti modi per farlo, qui te ne proponiamo almeno quattro.

Intanto, rimaniamo in contatto!