Data storytelling: raccontare storie con i numeri

INDICE

• I numeri sono più efficaci, se racconti una storia
• Vesti i tuoi dati di storie
• Ispirati alle infografiche
• L’Apple Approach al data storytelling
• Data storytelling efficace: 3 consigli
• Scegli la rappresentazione grafica più adatta
• Bonus track: il video del webinar “dai dati alle storie”

Ma tu riesci a vedere, immaginare, capire i numeri (soprattutto quelli grossi)?
No, non sei tu che hai qualcosa di sbagliato: solo le persone abituate a lavorare con i dati immaginano i numeri in modo chiaro. Nella loro mente questi numeri hanno un volume, uno spazio e un rumore.
Per tutti gli altri – me compresa – è difficile emozionarsi con i numeri, è difficile capirli, è difficile ricordarli. A meno che non ricorriamo alle tecniche del data storytelling.

I numeri sono più efficaci, se racconti una storia

I numeri possono diventare memorabili, possono far sì che il mio pubblico si ricordi proprio quel dato lì, quello che io – che sono la persona che sta parlando quindi il/la leader di questa presentazione – voglio che sia ricordato.

Ma cosa succede quando inseriamo tabelle o grafici nella slide?
Ci sono due possibilità:

• nessuno ascolta chi parla (perché il pubblico è impegnato a leggere);
• chi ascolta fa domande su alcuni dati su cui, probabilmente, chi parla non voleva soffermarsi.

Ebbene, proprio noi speaker abbiamo suggerito al nostro pubblico quelle domande scomode, perché abbiamo inserito nella scenografia alle nostre spalle l’intera tabella e/o grafico, un dato troppo complesso per una presentazione. E uno dei capisaldi delle presentazioni è, al contrario, less is more.

Ecco perché consiglio di non mettere grafici e tabelle nelle presentazioni, soprattutto in quelle slide che vengono proiettate alle nostre spalle.

Lo so: grafici e tabelle sono una “coperta di Linus”, e… “si è sempre fatto così”.
La verità? Pensiamo che il grafico o la tabella Excel diano più legittimità alle nostre parole, perché – se mostrati in altra forma – i numeri “sembrano inventati”.
Ed ecco un’altra verità scomoda: posso inventare i numeri anche inserendoli in una grafico o tabella Excel. Non diventeranno “più dati” solo perché sembrano dati.
Quindi, ora che ho contestato alcune brutte abitudini, torniamo a parlare di come possiamo raccontare delle storie con i numeri.

Dai l’abito giusto ai tuoi dati

Siamo tutti d’accordo che l’abito fa il monaco, vero? Ne ho argomentato a lungo nei miei 10 consigli per slide efficaci.

E allora rendiamo memorabili i numeri scegliendo l’abito giusto.
È un esercizio mentale meraviglioso e super efficace quando si entra nel meccanismo: basta cambiare un poco punto di vista e fare un passo verso l’efficacia.

Se dico “Microsoft scrive che nel 2013 sono stati spediti e confezionati 30 milioni di PowerPoint al giorno”, come faccio a far sì che il mio pubblico si ricordi questo numero?
Sto nel qui e ora e racconto una storia che coinvolga il mio pubblico.
Una storia nella quale il mio pubblico si riconosce.

Un esempio per vestire i tuoi dati di storie

Ti faccio un esempio di come si può trasformare un dato dall’ampiezza troppa astratta in qualcosa di concreto, attraverso una storia.

Immaginiamo: stiamo passeggiando per Roma, in mezzo alla tipica entropia romana, in mezzo a tutte queste persone, in mezzo al rumore di quella Roma che tutti conosciamo.
Sai quanti abitanti ci sono a Roma? Circa 3 milioni.
E all’improvviso una consapevolezza: tutte le persone che mi circondano, ma proprio tutte (anche il bambino nel passeggino o il nonnino che prende il caffè al bar), in quel preciso giorno, hanno prodotto e spedito via mail 10 presentazioni.
10 a testa: un numero molto piccolo, un numero che riusciamo a immaginare, toccare e sentire perché lo possiamo tenere in mano. Eppure, moltiplicato per quei 3 milioni di abitanti di Roma, questo numero diventa 30 milioni.

Ed ecco che i 30 milioni di Power Point cominciano ad avere una forma, a occupare uno spazio e ad avere addirittura un rumore nella mente del mio pubblico. 30 milioni di presentazioni brulicanti e caciarone.

È così che si raccontano storie con i numeri.
È così che le persone ricorderanno quel numero.

Sono certa che questo mio racconto sia stato molto più efficace di una slide con un grafico torta o con una tabella su quante presentazione in ppt sono state inviate nel mondo oggi rispetto al 2014. 

E la slide che sostiene questo mio racconto è pulita, semplice, efficace e va dritta al punto. Può esser fatta così:

Ispirati alle infografiche, e semplifica

Prendiamo spunto dal linguaggio delle infografiche per raccontare le nostre storie con i numeri. Mi raccomando: pochi numeri, grossi e memorabili.

Ma attenzione, non ti dico di mettere nelle tue slide un’infografica come quelle del Sole24ore o quelle che trovi su Google cercando quale bevanda contiene più caffeina: non vogliamo che il nostro pubblico faccia quel tipo di sforzo mentale.
Ispirati al linguaggio visivo di queste infografiche, e poi semplifica.

L’infografica nasce per la carta, per esser letta e compresa da una persona da sola, con i suoi tempi, non per esser proiettata in un contesto dove il tempo viene dato dallə speaker.
E come ha raccontato la mia partner in slide, è importantissimo avere il controllo del tempo della presentazione. E sforerò di sicuro quel tempo, se metto troppi elementi nella scenografia della slide alle mie spalle. Oppure richiederò troppo sforzo mentale al mio pubblico per seguirmi nel discorso.

L’Apple Approach al data storytelling

Queste cose non le dico solo io. Il data storytelling, infatti, è proprio una delle tecniche usate durante le presentazioni di Apple, il cosiddetto Apple Approach: Phil Shiller e Tim Cook usano modi molto efficaci e memorabili per raccontare i numeri di Apple.

Quando Phil Shiller, vicepresidente di Apple, ha presentato il nuovo MacBook Pro ha detto che era solo 0,71 pollici (se ho fatto bene i conti sono meno di 2 cm) per poi aggiungere “è più sottile del mio dito”. Con questa frase Shiller ha inserito un numero in un contesto rilevante per il pubblico. Ha reso concreto qualcosa che di solito percepiamo come astratto.

Tim Cook invece, ogni volta che durante il talk menziona una statistica, inserisce un solo numero nella slide, quello che il pubblico si deve ricordare. E non solo: lo scrive grosso, che si legga dalla prima all’ultima fila.

Data storytelling efficace: 3 consigli

• Le analogie sono le tue migliori amiche.
  Trovare analogie che possono essere capite dal nostro pubblico è possibile ed è progettabile. E no, non esiste un modo unico e giusto, in assoluto, per raccontare un dato. Ma esiste il modo più efficace per quel determinato pubblico. Non sai qual è? Torna a vedere i tuoi appunti nel canvas di ideazione della tua presentazione. Vedrai che troverai le analogie giuste.
  
• Elimina tutto quello che puoi eliminare.
  Semplifica. Infilare tutti i numeri e le tabelle semi-lavorate nelle slide è in assoluto il modo MENO EFFICACE per valorizzare il grande lavoro di analisi dei dati che è hai fatto prima di un meeting.
  
• Nelle slide metti solo i numeri che hanno un valore.
  Come li distingui? Sono i dati utili che vuoi che siano ricordati, e che sono strategici per arrivare a decisioni data-driven.

Come diciamo sempre:

Scegli la rappresentazione grafica più adatta

Siamo sommersi ogni giorno dai dati e dalle informazioni. Tra i neologismi recenti (2020) c’è persino il termine “infodemia”:

Raccontare le storie con i dati è una delle cose più difficili e importanti del nostro lavoro. I dati subiscono un grosso pregiudizio: vengono percepiti come qualcosa di molto complesso, ma spesso perché vengono mostrati solo nella loro complessità. Molto spesso lə speaker che presenta i dati ha difficoltà a estrapolare quelli veramente importanti (a meno che non abbia una laurea in statistica). Quando lavoriamo nelle aziende vediamo spesso presentazioni con dati mal presentati e, soprattutto, non selezionati.

Chi ascolta, quindi, ha difficoltà a distinguere e ricordare i dati importanti fra tutti quelli presentati.
Perché?
Perché, ribadiamo, serve una storia che dia significato e ancori il ricordo.

Le ricerche dimostrano che, dopo una presentazione, il 5% delle persone ricorda i dati, il 63% ricorda le storie.

La narrazione è molto utile per rendere i dati memorabili, proprio per il modo in cui la nostra mente memorizza le informazioni. Perché raccontiamo le favole ai bambini? Perché ricordino meglio i nostri insegnamenti.

Informare, convincere, farmi ricordare: qual è l’obiettivo?

Come prima cosa, chiediti qual è l’obiettivo della tua presentazione: informare, convincere o farti ricordare? In base all’obiettivo scegli la rappresentazione grafica più adatta.

Un esempio: devo raccontare che più di 800 milioni di persone non hanno accesso all’acqua potabile.
Il mio obiettivo è informare, non mi serve particolare empatia. Uso il colore giallo per richiamare l’attenzione, il numero grande, il rubinetto. Non metto assolutamente il grafico di chi ha l’acqua e chi no, perché non mi dà l’informazione giusta per il mio obiettivo.

Se invece il mio obiettivo è chiedere una donazione, e quindi convincere, devo coinvolgere le persone emotivamente. Quindi avrò la stessa informazione ma un’immagine diversa, una storia diversa, per esempio posso raccontare la storia di un bambino, o delle vecchie tubature, non adeguate.
Do un contesto di storia concreta.

Bonus track: il video del webinar “dai dati alle storie”

Meglio coinvolgere le persone parlando alla testa, con i dati? O alle emozioni, con le storie? Sono compartimenti così separati o è possibile integrarli? In questo webinar per Digital Update 6 professionisti si confrontano: Marco Ziero, Roberto Pasini, Elena Bobbola, Marie Louise Denti, Alessandra Farabegoli e Gianluca Diegoli.

Questo post è la rielaborazione e l’unione di vari discorsi che abbiamo tenuto in questi anni sul tema del data storytelling e delle varie tecniche per rendere i numeri e i dati comprensibili ed efficaci. Per esempio in questo post sul blog di Digital Update, e il post di sintesi del webinar sopra citato. Di data storytelling e di presentazioni efficaci parliamo spesso su LinkedIn, ci vediamo lì per continuare la conversazione?

Questo argomento ti trigghera e ne vuoi sapere di più? Per Scuola Holden teniamo il corso “Raccontare storie con i numeri –Dati, grafici e tabelle presentati bene“, 6 lezioni in live streaming e registrate, un percorso per presentare dati, tabelle e numeri in maniera chiara ed efficace, e per imparare a usare la struttura narrativa delle storie per far sì che il pubblico ricordi proprio quel dato su cui si vuole porre l’attenzione.

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È arrivato il momento di ricordare COSA POSSIAMO FARE INSIEME.

Vuoi lavorare insieme sulla tua presentazione o sulla tua comunicazione?
Ci sono molti modi per farlo, qui te ne proponiamo almeno quattro.

Intanto, rimaniamo in contatto!