I numeri non parlano da soli: il decalogo della data visualization nelle presentazioni

INDICE

• 1. Concentrati sul senso dei dati, non sui dati
• 2. Rendi visibili i tuoi dati: pensali nel contesto
• 3. Evidenzia un punto, e solo uno, per ogni grafico
• 4. Rimuovi le ridondanze e il rumore di fondo: fai parlare i dati
• 5. Etichetta i grafici direttamente: evita i viaggi dell’occhio
• 6. I titoli evidenziano il tuo punto di vista
• 7. Lavora sui contrasti cromatici per rendere visibili i dati
• 8. Usa pochi colori: bianco e grigio sono tuoi amici
• 9. Allinea tutto: crea gerarchie e itinerari visivi
• 10. Bonus track: controlla i dati prima di disegnare il grafico

Ogni riunione, report, presentazione o pitch porta con sé numeri, grafici, tabelle, percentuali, confronti, andamenti, previsioni.

Molte aziende si professano data-driven, ma si limitano a essere data-heavy: accumulano dati senza trasformarli in decisioni.

Perché i dati, spesso, sono tanti, tantissimi, troppi. E sono presentati male: confusi, senza gerarchia di valore. Pieni di dettagli che distraggono dall’unico scopo per cui li portiamo in presentazione: prendere decisioni.

Lo sappiamo, scegliere fa paura. Mettiamo dentro tutto perché vogliamo dimostrare quanto abbiamo lavorato e ci rassicura avere le cose a portata di mano. Ed è qui che si crea il primo paradosso:

Come posso prendere decisioni sui dati se non ho una visualizzazione semplice che mi guida a interpretarli?

Il secondo paradosso: troppi dati e nessun punto di vista. Che deve essere il tuo, possibilmente.

“I numeri parlano da soli” è la bugia che sentiamo più spesso nelle sale riunioni. I numeri non parlano affatto.

Un grafico, senza un punto di vista, è solo rumore colorato.

Il dato, da solo, non convince nessuno. Ciò che convince è il significato di quel dato per chi ti ascolta. Per questo motivo abbiamo scritto un decalogo per progettare data visualization utili e d’impatto: vogliamo trasformare dati, numeri e tabelle in contenuti chiari, leggibili e utili per decidere.

Puoi anche scaricarlo in un comodo pdf da tenere sulla scrivania per la tua prossima presentazione.

1. Concentrati sul senso dei dati, non sui dati

Prima di inserire il grafico, scegli cosa vuoi mostrare.

Il primo comandamento della dataviz è anche il più difficile da rispettare: resisti alla tentazione di mostrare tutti i dati che hai analizzato.

Se metti tutto nella slide, il pubblico deve cercare da solo il punto. Nell’affollamento di dati, informazioni e grafici, si perde il tuo punto di vista, la tua voce unica, il motivo per cui proprio tu sei lì a presentare quei numeri.

Data slides aren’t really about the data. They’re about the meaning of the data.
Le slide con i dati non riguardano davvero i dati: riguardano il significato dei dati.

Nancy Duarte – When presenting data, get to the point fast

Una buona slide aiuta il pubblico a vedere un unico dato (GROSSO!) e a capire perché QUEL dato è importante.

Tratta i numeri come tratti le parole. Trasforma le tue keyword in keynumber.

Elena Bobbola – Data storytelling: raccontare storie con i numeri

Far emergere il dato giusto è un atto di leadership: hai già fatto tu il lavoro di analisi, selezione e sintesi. Il resto può stare altrove: nelle slide di back-up, nel file di accompagnamento, nel materiale di approfondimento.

[Se vuoi approfondire, la presentazione di dati grezzi, non selezionati e non interpretati, è il primo dei 5 errori che vediamo più spesso nelle data visualization aziendali.]

2. Rendi visibili i tuoi dati: pensali nel contesto

Contesto batte contenuto: la stessa tabella può essere perfetta in una riunione tra peer e totalmente illeggibile davanti a una platea.

Un dato che per te è lampante (“i numeri parlano da soli!”) potrebbe essere veramente oscuro per la tua audience.

Il livello di dettaglio cambia in base alla situazione.

Fatti aiutare dalla piramide di Barbara Minto: parti dal messaggio principale e poi scendi nei dettagli, un livello alla volta.

Il contesto richiede una decisione rapida? Stai più in alto nella piramide: messaggio chiaro, dato principale, pochi elementi.

Il contesto permette approfondimento? Puoi scendere: confronti, tabelle, dati tecnici, livelli di lettura successivi.

• In una presentazione al board devi portare subito il dato che orienta la decisione.
• Davanti a stakeholder esterni, funzioni diverse o gruppi numerosi, devi selezionare di più: meno dettaglio, più gerarchia, più punto di vista.
• Online la visualizzazione deve essere ancora più immediata: lo schermo è piccolo, l’attenzione salta, le notifiche notificano.
• E se la presentazione verrà letta senza speaker, la slide deve reggersi da sola: titoli espliciti, etichette chiare, microtesti che guidano la lettura.
• In una riunione tra peer puoi mostrare più profondità: chi ti ascolta conosce il tema e può entrare nel merito.

Per rendere visibili i dati, progetta livelli di lettura diversi, non buttarli lì tutti insieme.

3. Evidenzia un punto, e solo uno, per ogni grafico

Ogni grafico deve far vedere una cosa sola.

Un grafico non è il libro della Genesi: non deve raccontare tutto. In una presentazione il tempo è poco: il pubblico processa una slide in 6-9 secondi.
Se in quel tempo deve leggere tutto, non leggerà. Se anche leggesse tutto, non capirà. E se anche leggesse e capisse tutto, non si ricorderà.\

Quando inserisci troppi dati, troppe serie, troppe etichette, troppe linee e troppi colori, stai chiedendo a chi ti ascolta di fare il TUO lavoro: cercare il punto.

Agevolo esempio: siamo d’accordo che questa slide è faticosa?

Pensa al triplice effetto:

• Diluisce il messaggio
• Fa perdere tempo al pubblico (e noi siamo stufe del tempo perso a cercare il punto di vista annacquato di chi parla!)
• Riduce la tua potenza come speaker. Crollo a picco della leadership!

Questa non è più semplice?

E se proprio vogliamo esagerare con la chiarezza…

Prima di disegnare il grafico, decidi qual è il punto di ingresso della visualizzazione: il dato, la differenza, il picco, il crollo, la sproporzione, la relazione che vuoi far vedere.

Una volta deciso, evidenzia un punto, solo uno, per ogni grafico.

Poi, se ti serve approfondire, ricorda la piramide di Minto e usa una progressione per scendere verso l’approfondimento.

Guarda questa sequenza:

Il dettaglio dell’analisi può anche stare altrove: nelle slide nascoste o in quelle di back-up, nel file allegato di accompagnamento o nel materiale di approfondimento.
Nella slide che proietti alle tue spalle resta solo il messaggio che vuoi sostenere mentre parli.

Il grafico “bello” è quello che rende impossibile non vedere la cosa importante.

4. Rimuovi le ridondanze e il rumore di fondo: fai parlare i dati

Elimina gli elementi superflui: tieni solo il necessario e indispensabile per trasmettere il tuo messaggio.

Analizza ogni elemento nel tuo grafico e chiediti: “È necessario per trasmettere il nucleo del mio messaggio?”.

Esempi di cose che non sono necessarie, distraggono l’attenzione e non portano informazione. Te lo diciamo noi, fidati, puoi toglierle senza pietà:

• Ombre ed effetti 3D
• Etichette degli assi superflue
• Linee di griglia generate in automatico dai programmi
• Colori che non evidenziano il dato principale
• Variabili che puoi eliminare, aggregare o spostare in un grafico di dettaglio
• Didascalie ridondanti, che non aggiungono info utili.

Cerca nel grafico i punti in cui le informazioni si ripetono e togli il più possibile, finché il messaggio diventa ancora più chiaro.

Less is more nel suo significato più puro: scegli cosa deve parlare forte e chiaro. Il resto via.

Perché il rumore, in una slide, copre la voce di chi parla.

5. Etichetta i grafici direttamente: evita i viaggi dell’occhio

Scrivi i dati vicino agli elementi del grafico: meno strada fa l’occhio, più veloce arriva il messaggio.

Quando presentiamo una data visualization, spesso ci concentriamo sul grafico e trascuriamo i testi che lo accompagnano. Ma titoli, etichette e unità di misura guidano il pubblico dentro al grafico e gli fanno capire cosa sta guardando.

Usiamo i testi in modo intenzionale: etichettiamo direttamente il dato, usiamo correttamente le unità di misura, eliminiamo legende e didascalie quando non sono necessarie.

Meno giri fa l’occhio, più chiaro diventa il messaggio. Scott Berinato, in Good Charts, parla di eye travel:

Una buona data visualization pianifica il “viaggio dell’occhio” per permettere a chi legge di cogliere subito tendenze, pattern e messaggi principali.

Scott Berinato – Good Charts: The HBR Guide to Making Smarter, More Persuasive Data Visualizations, Harvard Business Review Press

Attenzione anche a come scrivi le etichette.

Un foglio di calcolo ragiona così: prima la categoria, poi il dato.
Una dataviz efficace ragiona per impatto: prima il dato, poi la categoria.

Se non puoi invertire l’ordine, la priorità resta la stessa: dai prima l’informazione più importante in quel contesto, quella che orienta la lettura, che si tratti del dato o dell’etichetta.

Niente cacce al tesoro: chi guarda il grafico deve capire subito dove lo stai portando.

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6. I titoli evidenziano il tuo punto di vista

Il titolo giusto è il titolo che titola. Ovvero, che dice subito al tuo pubblico qual è il tuo punto di vista sul dato che presenti.

“Ecco il grafico” non è un titolo giusto per una slide, siamo d’accordo, vero?
Ma anche “Vendite settimanali”, “Andamento 3Q”, “Numero iscritti ultimo mese” sono titoli descrittivi. Dicono di cosa parla la slide, ma lasciano al pubblico il lavoro più importante: capire cosa deve guardare.

Il titolo che titola fa un passo oltre la descrizione: interpreta il contenuto della slide.
È già un passo oltre al cosa, è un come, un perché (Viva Sinek!).

Il titolo è già il tuo punto di vista.

Andamento 3Q → +3% nel 3Q

Numero iscritti ultimo mese → +24 iscritti nel mese di marzo

Nel primo caso il titolo introduce un argomento. Nel secondo caso porta già la tua chiave di lettura: ti dice dove guardare, che cosa notare, quale informazione tenere a mente.

Prima decidi che cosa vuoi far vedere. Poi scrivi un titolo che lo faccia vedere subito.

7. Lavora sui contrasti cromatici per rendere visibili i dati

Usa il colore in modo strategico: nobilita il dato di cui vuoi parlare.

Il contrasto cromatico deve aiutare il pubblico a capire dove guardare: quale valore è importante, quale andamento cambia, quale fetta della torta vuoi commentare, quale elemento sostiene il tuo punto di vista.

Questo vale soprattutto quando il grafico contiene più informazioni. Se tutto ha la stessa intensità visiva, niente emerge. Se invece usi il colore per dare gerarchia, il dato importante arriva prima. Ecco perché “lo nobiliti”: scegli un dato e lo metti nella condizione di farsi vedere. Il resto può restare più silenzioso.

Evita, però, l’effetto Telefunken: “potevamo stupirvi con effetti speciali e colori ultravivaci”.
Noi siamo scienza, non fantascienza: ogni scelta grafica deve essere coerente con il contenuto, con il brand e con la presentazione nel suo insieme, come abbiamo raccontato nel case study Wyde.

Il contrasto migliore è quello che rende più chiaro il messaggio.

8. Usa pochi colori: bianco e grigio sono tuoi amici

Il contrasto funziona se crea una gerarchia.

Se ogni barra, ogni linea, ogni fetta e ogni etichetta hanno un colore diverso, il pubblico non capisce più dove guardare. Il colore smette di essere una guida e diventa decorazione, nel migliore dei casi.

Per evitare l’effetto Telefunken: pochi colori. This is the way.

Bianco e grigio fanno respirare la slide, abbassano il rumore di fondo e lasciano spazio al dato che vuoi mettere in evidenza. Quello sì che può essere in un bel colore acceso. Ma non solo: all’interno del grafico, serve anche per separare le sezioni (per esempio le fette della torta).

Quando vuoi parlare di una sola fetta della torta, non devi trasformare tutto il grafico in un campionario Pantone. Depotenzia le fette di cui non parli e usa il colore più forte solo per il dato che sostiene il tuo messaggio.

Persino la famigerata mucca viola non spiccherebbe in una pride parade di mucche.

9. Allinea tutto: crea gerarchie e itinerari visivi

Una slide con i dati funziona quando il pubblico sa dove guardare, senza perdersi.

Capisce da dove iniziare a guardare, quale elemento viene prima, quale viene dopo, quale dato sostiene il messaggio e quali informazioni fanno da contesto. Quindi non trattare allineamenti, spazi, dimensioni, titoli, etichette e colori come dettagli estetici. Perché in realtà sono segnali stradali.

Ricordi l’eye-travel del punto 5? Una buona data visualization pianifica il viaggio dell’occhio, in modo che chi guarda possa cogliere subito tendenze, pattern e messaggi principali.

Costruisci un percorso: non lasciare che l’occhio vaghi in giro per la slide come una pallina impazzita. Ping-pong.
Progetta le tue slide come poster pubblicitari, il modo migliore perché il pubblico le possa processare in pochi secondi.

Un poster funziona quando gerarchia, spazio e messaggio lavorano insieme. Non quando ogni elemento urla: “guarda me!”.

10. Bonus track: controlla i dati prima di disegnare il grafico

Prima di imbellettare un grafico, controlla che i dati siano corretti.

Sembra una banalità? Non lo è.

Nelle slide i dati sbagliati compaiono ahimé molto più spesso di quanto pensi. Un buon 30%, secondo la nostra esperienza diretta.

Un grafico può mentire anche quando sembra professionale. A volte mente perché i dati sono sbagliati. A volte perché la scala deforma le proporzioni. A volte perché manca il contesto. A volte perché mostra solo il pezzo di realtà che fa comodo.

Bonus track, sì, ma mica tanto bonus: se i dati sono sbagliati, la slide può essere bellissima ma essere completamente inutile.
O ancora peggio: raccontare una bugia.

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