10 consigli di Slide Design
per presentazioni efficaci – prima parte
Perché “l’abito fa il monaco”: 10 consigli perché le tue slide vestano perfettamente il tuo monaco interiore.
Nella nostra luuunga carriera abbiamo visto presentazioni di tutti i tipi. Alcune efficaci, altre… meno. Quindi, ecco qui un condensato di quello che abbiamo insegnato, e imparato noi stesse. 10 consigli di Slide Design per te che ti stai avvicinando al mondo delle presentazioni efficaci.
Per non affaticare la tua digestione, qui trovi i primi 5 consigli, e i successivi 5 nella seconda parte di questo post.
Indice
- L’abito fa il monaco: come scelgo il vestito giusto?
- Progetta su carta: scrivi, semplifica, organizza.
- Una slide, un concetto. Un concetto, una slide.
- Butta via il template: crea il tuo design.
- Ama le griglie, corteggia gli spazi vuoti.
Ti hanno appena comunicato che dovrai fare una presentazione. Oppure, addirittura, hai deciso tu di candidarti a tenere un talk o a illustrare i dati semestrali. Ed ora è puro panico.
Sfogliamo insieme il catalogo delle tue paure (ehi, sappilo, sono le paure di chiunque cominci a fare presentazioni!).
Non so parlare davanti a tante (leggi: più di 2) persone. Il pubblico mi giudicherà malissimo perché le mie slide sono brutte/il mio imbarazzo sarà evidente. Mi dimenticherò tutto quello che devo dire, se anche me lo ricorderò sarò di una noia mortale.
E se qualcosa della tecnologia potrà andare storto lo farà. La connessione sarà instabile e io sembrerò Max Headroom ma con l’ascella pezzata. Le pile si fonderanno come lava distruggendo il telecomando. Le cavallette rosicchieranno i cavi audio e luci.
E sarà una nuova apocalisse.
By: il tuo autosabotatore interno
Riavvolgiamo il nastro.
Sediamoci insieme vicino al tuo computer e partiamo dall’inizio. Partiamo dalla comodità rassicurante della tua scrivania e dalla prima fase. Cioè dalla progettazione della tua presentazione.
Facciamo insieme un piccolo viaggio nella sottovalutata arte dello slide design: 10 tappe che ti accompagneranno fino a che non avrai – finalmente – una presentazione efficace. La tua progettazione efficace.
Niente più paura, solo orgoglio di presentare il tuo progetto, la tua relazione, il tuo talk nel suo vestito migliore.
1. L’abito fa il monaco: come scelgo il vestito giusto?
Quando devi andare da qualche parte come scegli il vestito giusto?
Esatto: dipende da dove devi andare (e a fare cosa). È chiaro che se vai a un matrimonio la scelta è molto diversa a seconda se sei chi si sposa o chi assiste. Se sei lo sposa o lo sposo. O magari sei l’officiante (il monaco!).
La prima domanda che ti farai quindi è: dove voglio andare?
Rifletti con noi e fai un balzo indietro nel tempo: quante presentazioni hai fatto e farai nella tua vita supportate da slide?
Noi tantissime, e in tutti questi anni abbiamo aiutato tante persone e organizzazioni a realizzare le loro presentazioni (e di conseguenza le loro slide). È proprio per questo motivo che durante le conferenze ci senti dire “l’abito FA il monaco“.
A parità di contenuto, le persone che ti ascoltano sono catturate dalla presentazione che ha il “vestito” migliore, ovvero quello che accompagna nel modo migliore – cioè esaltandole senza coprirle – le tue parole.
L’efficacia e il successo di una presentazione, a parità di messaggi da comunicare, dipendono anche dalla forma che dai al contenuto che stai presentando: l’abito FA il monaco. Non ci stancheremo mai di ripeterlo.
E allora come facciamo a scegliere il vestito giusto? Sapendo dove vogliamo andare e qual è il nostro obiettivo.
Chiediti per chi sono le tue slide. A cosa servono. In quale contesto le userai.
Devi presentare un progetto, rappresentare dei dati, informare sui risultati di una ricerca o convincere una platea a compiere un’azione?
Presenterai le slide in pubblico e ci parlerai sopra, oppure le spedirai via mail e dovranno essere autoportanti perché vivranno senza il tuo commento?
Queste sono tutte tipologie diverse di presentazioni, usate in contesti diversi. Proprio per questo motivo necessitano di slide che le supportino con una forma studiata ad hoc in base “a dove vogliamo andare”.
In ogni caso, che sia una presentazione in pubblico, un report da inviare via mail, una presentazione da condividere con un gruppo ristretto di colleghi, l’importante è che la nostra presentazione sia memorabile.
Quando avrai chiaro dove vuoi andare e come verrà fruita la tua presentazione, allora potrai scegliere il vestito giusto.
A ogni occasione, il suo tipo di presentazione
I “vestiti” infatti non sono tutti uguali: ci sono quelli che fungono da scenografia alle tue spalle quando parli in pubblico e quelli che invece saranno il tuo biglietto da visita perché tu non ci sarai a presentare la tua idea o il tuo report.
Non esiste una ricetta universale per “la slide efficace”: esistono tante tipologie diverse di slide e di presentazioni efficaci per raggiungere un determinato obiettivo.
Hai mai sentito per esempio parlare di Slidedocs ® al posto di presentazione? Si tratta di
Quei documenti impaginati in un software per presentazioni, intesi per essere letti e referenziati invece che proiettati
Nancy Duarte – traduzione nostra.
Semplificando: sono delle presentazioni autoportanti, che noi Queenz abbiamo italianizzato con il termine docuslide, una “via di mezzo” tra un documento scritto (un file di testo in Word) e una presentazione tradizionale (in PowerPoint). Aspetto non secondario, i docuslide non necessitano di una persona che li spieghi: sono pensati per essere letti a schermo o stampati.
In pratica
Sei d’accordo con noi sulla necessità di un abito coerente con l’obiettivo della presentazione e con il contesto in cui verrà esposta? Allora, prima di metterti al computer rifletti bene sul tipo di presentazione che devi fare.
Che tipo di “vestito” ti serve?
2. Progetta su carta: scrivi, semplifica, organizza
Adesso sappiamo perché “l’abito FA il monaco” e abbiamo identificato il vestito giusto della tua presentazione.
Ora ti troverai, come spesso accade anche a noi, davanti alla sindrome da foglio bianco.
Sappiamo che vogliamo fare una presentazione memorabile, conosciamo il nostro obiettivo e il contesto in cui la metteremo in scena… qual è lo step successivo? È il momento di progettare le singole slide: è il momento di prendere carta e penna!
Il secondo consiglio, infatti, è: progetta la tua presentazione sulla carta prima di realizzarla al computer.
Perché è meglio se scrivi a mano
Come ha spiegato molto bene nel 2014 la scrittrice Maria Konnikova non conta solo quello che scriviamo ma anche COME lo scriviamo. Lavorando subito con il software rischi di entrare nel mood “generatore di slide” e di produrre una presentazione lunga e inefficace. Se progetti a mano, invece, eviterai di affezionarti a ogni singola slide solo perché ti sembra “bella” e riuscirai a capire se realmente i pezzi stanno insieme tra di loro.
Fai lo storyboard sui post-it
È ora di entrare quindi nel vivo della fase progettuale: lo storyboard. Lo storyboard ti permette di creare e definire la struttura delle tue slide, è la “scaletta” in forma visuale dei contenuti: così verifichi che la tua comunicazione sia corretta e mirata.
Quando, nelle fasi successive, lavorerai ai dettagli, questo storyboard potrà subire ancora qualche variazione: alcune sezioni potrai decidere di toglierle o di approfondirle in modo diverso, ma aver già tutto progettato a monte ti aiuterà.
Armati quindi di post-it e inizia.
Ogni foglietto adesivo rappresenterà una slide su cui scrivere i concetti principali. Disponi tutti i foglietti in sequenza su un muro o su un grosso foglio bianco e poi spostali, buttali, riscrivili: semplifica.
Quando lo storyboard prenderà forma avrai sott’occhio la tua presentazione.
Vedilo a colori
Un consiglio in più: crea il tuo codice cromatico progettuale.
Diversifica le tipologie di slide mentre fai il tuo storyboard associandole a colori diversi di post-it.
Per esempio, scegli un colore di post-it per le copertine di ogni sezione, uno per gli approfondimenti, uno per le slide cuore della presentazione e così via.
Serve per avere tutta la tua presentazione davanti a te a colpo d’occhio, per individuare dove semplificare, capire se le sezioni sono bilanciate tra di loro, e per vedere il ritmo delle slide prima ancora di realizzarle.
E ricorda: non aver paura di buttare e ricominciare se quando guardi la tua presentazione sotto forma di post-it appiccicati a un muro ti sembra troppo lunga o le sezioni ti sembrano tra loro sbilanciate. Probabilmente lo sono!
È molto meglio che tu te ne accorga ora, piuttosto che dopo aver realizzato in dettaglio le singole slide.
Quello dello storyboarding a mano e con i post-it può sembrarti un passo che rallenta ma, in realtà, ti garantiamo che risparmierai molto tempo dopo, quando realizzerai i contenuti in dettaglio.
In pratica
Hai appena comprato un bel multipack di post-it di vari colori. Ora decidi quante tipologie di slide ti servono (copertine, approfondimenti, focus, citazioni, ecc) e assegna a ogni tipologia un codice colore. Trova una bacheca o un bel muro libero e attacca per prima cosa la tua “legenda” dei codici colore.
Ora puoi cominciare ad assegnare un post-it per ogni slide che hai in mente. Il tuo primo storyboard prende forma.
3. Una slide, un concetto. Un concetto, una slide.
Hai fatto lo storyboard con i post-it; quante volte hai cambiato l’ordine delle slide?
Ora guarda lo scheletro della tua presentazione: su ogni post-it hai scritto a mano il contenuto della slide che poi riporterai sul software per presentazioni.
È ora di scendere nel dettaglio di quel contenuto che hai iniziato ad appuntarti sul singolo post-it. Quanto hai scritto per ogni foglietto? Sicuramente troppo.
Ecco il più grande “segreto” per farti ascoltare e rendere efficace la tua presentazione: metti un solo concetto per ogni slide.
Evita di trattare le slide come fossero un documento scritto: usa poche parole e frasi snelle, accompagnate da immagini significative e autentiche.
Non smetteremo mai di sottolineare l’importanza di usare poco testo su ogni slide. Soprattutto se la slide sarà proiettata in pubblico e commentata da te: le persone o ascoltano te o leggono le slide e tu sei lì per loro.
Ricorda: in presenza di slide troppo dense di testo, le persone non ascoltano te che stai parlando perché sono impegnate a leggere (ognuna con il proprio ritmo) il testo proiettato alle tue spalle.
La regola delle 3P
Hai paura di dimenticarti le cose da dire, quindi scrivi tutto il tuo discorso nelle slide e lo proietti. Ma non è una strategia efficace, nemmeno per un docuslide. Se vuoi inviare via mail tutto il discorso, nudo e crudo, usa piuttosto un semplice file di testo ed evita l’ennesima presentazione.
“La mia non è paura, è certezza di dimenticarmi. Come faccio?”
Il segreto è la regola delle 3P: provare provare provare. In solitudine, ad alta voce, davanti allo specchio. Funziona davvero!
Un consiglio in più: parli spesso in pubblico e la cosa ti terrorizza? Iscriviti ai nostri percorsi Power speaking: sviluppa anche tu il potere dell’esposizione efficace
Noi, nella maggior parte delle occasioni, non esponiamo in prima persona le presentazioni che progettiamo e realizziamo, ma ci succede di parlare in pubblico, per migliorare la parte di messa in scena anche noi abbiamo frequentato corsi di public speaking.
Se per te non è ancora il momento per un corso di public speaking e vuoi lo stesso un aiuto per l’esposizione: software come PowerPoint, Google Slides e Keynote hanno lo spazio “note del relatore”. Qui puoi scrivere tutto il discorso, sotto a ogni slide. Le tue note non saranno proiettate, le vedrai solo tu, sul tuo monitor.
In alternativa, puoi scriverti alcune parole chiave che ti aiutino a ritrovare il filo su alcuni fogli. Ricorda: si tratta di “coperte di Linus”. Leggi solo in caso di reale emergenza, perché crea distanza con le persone che sono lì per te, ad ascoltarti.
Rendi l’essenziale visibile agli occhi
Per concludere questo terzo consiglio, ti lasciamo una citazione a noi molto cara, del maestro del movimento moderno Mies Van der Rohe: Less is more.
I risultati più efficaci si trovano nell’essenzialità e nella funzionalità, il “less” di cui parla non è un “meno” inteso come “di meno valore”. In questo caso il “meno” è effettivamente un plus, ed è anche molto difficile ottenerlo.
A complicare e aggiungere sono capaci più o meno tutti. Ecco perché questa citazione sembra fatta apposta per questo terzo consiglio. Arrivare all’essenziale ed eliminare il superfluo richiede una grandissima consapevolezza di quello che si vuole comunicare nella propria presentazione. Un concetto, una slide. Una slide, un concetto.
In pratica
Torna al tuo storyboard cartaceo. Riguarda tutti i post-it: c’è un solo concetto per ogni slide?
No: riparti da capo. Per ogni slide “sovrabbondante” hai due strade: o tagli via un concetto, o gli dai il giusto spazio in una slide tutta sua. Sì: ottimo, passiamo allora al quarto step.
4. Butta via il template: crea il tuo design.
Dopo aver fatto lo storyboard con i post-it e aver progettato la tua presentazione con un concetto chiave per ogni slide, è arrivato il momento di FARE: realizzare le tue slide efficaci.
“Ma con cosa le realizzo le mie slide? Tu Elena quale software usi? E tu Malou?”
Questa è in effetti la domanda che ci viene fatta più spesso quando parliamo di passare dalla progettazione alla realizzazione delle slide. La nostra risposta preferita è sempre: “Dipende”.
Dipende da cosa vuoi ottenere e dallo strumento con cui ti trovi meglio: non c’è uno strumento migliore di un altro in modo assoluto. Perché l’importante è essere sempre focalizzati sul risultato da ottenere senza perdere di vista l’obiettivo della nostra comunicazione. (Ricordi il consiglio #1?)
I software vanno usati per quello che sono: strumenti. Non è importante se per fare le tue slide usi Microsoft PowerPoint, Apple Keynote, Google Slides, Prezi, Adobe Illustrator, Pawtoon o altri applicativi. Non è importante perché ti diremo una cosa sola: butta via il template.
In che senso “butta via il template”?
Nel senso che è meglio se non usi uno dei mille temi del tuo software preferito: potresti trovare un’altra persona con lo stesso modello. E nessuna persona vuole essere vestita uguale a un’altra a una festa, o in una riunione.
Stesso template spesso vuol dire la stessa immagine per caratterizzare le slide, gli stessi caratteri tipografici, lo stesso sfondo per le copertina delle sezioni. In più, usando un modello predefinito, ogni slide rischia di essere uguale alla precedente, e rischia di essere caratterizzata da una serie infinita di punti elenco (che porterebbero le persone a leggere invece che ad ascoltarti). Insomma, tutto rischia di “essere già visto”. Noioso.
Peggio ancora: la percezione sarà quella di un compitino compilato.
Personalizzare il tuo modello o template, anche dal punto di vista visivo, è infatti uno dei primi passi per farti riconoscere e rendere la tua presentazione memorabile. Non pensi sia meglio usare i colori della tua azienda, un’immagine o un elemento grafico che ti identifichino, accompagnati da un set di font (caratteri tipografici) riconoscibili, per iniziare a costruire la personalità della tua presentazione? Ricordi che Elena dice sempre che l’abito fa il monaco?
Ecco, quindi, che ti sottolineiamo di nuovo l’importanza di usare un template o un modello personalizzati per rafforzare la tua identità anche durante la presentazione. Evita di fermarti al primo modello che il software ti propone.
“Ma se lavoro in azienda e devo usare un template aziendale?”
Se invece devi usare un template aziendale, allora entrano in gioco altri fattori. Qualcuno a monte avrà probabilmente già progettato il template e i codici visivi che identificano la narrazione del brand che stai per presentare e “impersonare”: sta a te declinarli attraverso la tua personalità, sempre nel rispetto dell’immagine aziendale.
Ma ricorda: mantieni la coerenza di immagine dell’azienda, i valori e l’immagine del brand saranno il filo conduttore delle tue slide. Tu sarai lì come voce del brand e non dovrai veicolare un’immagine diversa da quella che le persone si aspettano.
Non stravolgere l’immagine dell’azienda: interpretala.
Ti facciamo un esempio cromatico. Noi come Slide Queen ci sentiamo rappresentate nelle sfumature dei rosa con punte di turchesi e di viola. Ma non vuol dire che se facciamo una presentazione per Pick&Go, azienda di logistica il cui colore prevalente è il nero, realizziamo slide azzurre con camion rosa. Noi in quel momento SIAMO Pick&Go e anche l’abito della nostra presentazione la renderà memorabile e riconoscibile. Anche in nero.
Crea il tuo design per le slide: format, font, colori
Ora è il momento di creare IL TUO design, che non significa stravolgere i template aziendali, né inventarsi nuovi canoni estetico-artistici, né tantomeno fare slide totalmente diverse una dall’altra “perché mi piaceva l’idea”. Ancora una volta parliamo di progettualità. Parliamo di identificare 3 cose che caratterizzeranno le tue slide:
- formati (o format)
- font (o caratteri tipografici)
- colori di riferimento.
Quando avrai definito queste 3 cose avrai creato il tuo design.
Partiamo da cosa intendiamo quando diciamo di definire i tuoi format di slide: non si tratta di inventare nulla di nuovo, ma di progettare meglio qualcosa di già esistente, andando oltre al solito concetto di template.
Dividi la presentazione in diversi tipi di slide e associa a ogni tipo un layout visivo di riferimento: hai ottenuto i tuoi format di slide. In pratica, traduci in un layout specifico i codici colore che hai dato ai diversi tipi di post-it in fase di progettazione amanuense.
Progetta, per esempio, un formato per le copertine, uno per le citazioni, uno per gli approfondimenti, uno per le domande… e abbina lo stesso layout visivo alle slide con lo stesso scopo: ogni sezione della tua presentazione sarà subito più riconoscibile.
E ora che hai deciso quali sono i format che ti servono, personalizzali con la tua palette cromatica e con i font che sceglierai per la tua presentazione.
Per fare questo, per ora; ti lasciamo con la regola del 3.
Evita di abbinare più di 3 colori per ogni slide e evita di scegliere più di 3 font diversi (per esempio uno con molta personalità per il titolo, uno molto leggibile per i concetti delle slide, e uno magari più corsivo o arrotondato per le didascalie e/o le citazioni).
La scelta di una palette cromatica definita e dei font di riferimento ti permetteranno di realizzare una presentazione memorabile e riconoscibile.
In pratica
Ora puoi finalmente aprire il tuo software preferito per le presentazioni. Resisti alla tentazione di prendere uno dei modelli.
Guarda il tuo muro e quanti codici colore hai usato nel tuo storyboard di post-it: quello è il numero di format che ti servono e che dovrai progettare.
Ora fatti un’esame di personalità e individua i font (massimo 3, e coordinati!) e il colori (massimo 3, e coordinati) che ti rappresentano.
Perfetto, crea un tuo template con tutti i tuoi format di slide e salvalo come modello.
5. Ama le griglie, corteggia gli spazi vuoti.
Rifletti con noi: quante volte ti è capitato di vedere delle presentazioni in cui c’erano 4 o 5 immagini per ogni slide? Quante volte hai notato che passando da una slide all’altra le immagini sembravano “sfarfallare”?
E dire che basterebbe una griglia. Se definisci una griglia, una sorta di reticolo in cui allineare i tuoi contenuti, tutto rimane più “fermo” e ordinato rispetto a inserire i contenuti in posizioni “a caso” nelle slide.
E ti diremo un segreto: le griglie hanno poteri magici.
La griglia è quella specie di foglio a quadretti che sta dietro alla singola slide e che puoi “rendere invisibile” una volta che hai terminato il tuo lavoro. Proprio come quando a scuola, per “andare dritto”, scrivevi sul quaderno a quadretti. Immagina di avere dei quadretti sotto ogni slide, ovvero di dividere lo spazio con righe verticali e orizzontali per poterlo organizzare meglio: stai costruendo la tua griglia.
Non necessariamente il singolo modulo deve essere un quadrato, bensì puoi decidere di seguire le proporzioni della slide, oppure puoi decidere di partire da una griglia che hai individuato in altri materiali che ti rappresentano (sito, brochure…).
Ma perché la griglia è così importante?
Perché è la struttura di base su cui appoggia la costruzione visiva delle tue slide e che serve a dare coerenza al tuo design.
All’interno della tua griglia deciderai, per esempio, qual è lo spazio occupato dal titolo, quale potrebbe essere quello occupato dalle immagini e quello dal testo, quello del testo a due colonne e così via, decidendo le regole visive che la presentazione rispecchierà.
La griglia serve per dare forza e coerenza visiva proprio a quei format di cui parlavamo poco sopra.
Per approfondire il tema delle griglie, leggi il libro di Josef Muller-Brockmann “Grid Systems in Graphic Design“, un testo degli anni ’60 ancora attualissimo; lo trovi in inglese o in tedesco. Se invece vuoi vedere in “tempo reale” come si possono costruire griglie differenti, con spaziature diverse tra le colonne, puoi dilettarti con questo tool online: Grigulator.
Ma come faccio a progettare e realizzare la mia griglia?
Ancora una volta ti può venire in aiuto Duarte con questo video: trovi un fantastico tutorial passo a passo per costruire la griglia di base della tua presentazione. È in un inglese molto semplice e chiaro. Buona visione!
Lascia più bianco
Navigando su Pinterest abbiamo trovato questa immagine. Ci ha fatto sorridere per la sua semplice quanto non scontata verità: gli spazi bianchi mi fanno felice. Non occorre riempire tutto lo spazio della slide per renderla efficace: lascia che le tue slide respirino.
Prevedi degli spazi bianchi (cioè vuoti) nel tuo immaginario foglio a quadretti in cui impaginare i contenuti. La griglia, se troppo piena, assomiglia a una gabbia: dà claustrofobia.
Con dei vuoti e dei pieni e un uso consapevole delle griglie, potrai prevedere come le persone guarderanno la slide proiettata alle tue spalle e potrai guidarli nell’ascolto del tuo discorso in modo più consapevole.
In pratica
Prima di riempire le slide di contenuti progetta una griglia: sarà la tua guida di distribuzione di testi e immagini.
Se non sai inserire una griglia, guarda il tutorial e mettilo in pratica. È un lavoro di preparazione che ti risparmierà un sacco di tempo nella fase di stesura e di revisione.
Prevedi anche gli spazi vuoti: lascia che i tuoi contenuti respirino.
Comincia a lavorare su questi primi 5 punti, quando hai fatto pratica con questi, leggi gli altri 5 consigli di Slide Design.
Spoiler: parleremo di immagini coinvolgenti, numeri parlanti e icone cantanti; di uccidere i testi scritti, controllare gli allineamenti e provare, provare, provare. E sorridere.
Ma ora…
È arrivato il momento di ricordare COSA POSSIAMO FARE INSIEME.
Vuoi lavorare insieme sulla tua presentazione o sulla tua comunicazione?
Ci sono molti modi per farlo, qui te ne proponiamo almeno quattro.
Intanto, rimaniamo in contatto!
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Fresca, leggera e molto pratica.
Solo quando serve.
Proprio come dovrebbe essere la tua presentazione.
Una volta al mese: consigli, ispirazioni e un distillato frizzantino di esperienza, per rendere le tue presentazioni memorabili. Da subito.
